Rechnungen, geschäftliche Korrespondenz und wichtige Unterlagen fallen selbstverständlich sowohl im privaten wie auch im geschäftlichen Umfeld an. Die Relevanz ist jedoch stark unterschiedlich. Denn gerade im Business-Bereich ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Die wichtigen Dokumente und Unterlagen müssen nach Möglichkeit sofort zur Verfügung stehen. Um dies zu gewährleisten, ist ein adäquates Dokumentenmanagement obligatorisch.
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Was ist ein Dokumentenmanagement überhaupt?
Die Digitalisierung schreitet voran, im geschäftlichen Bereich spielen aus diesem Grund auch digitale Dokumente eine immer größere Rolle. Die Zeiten, in denen Briefe, Verträge und Unterlagen aufwendig sortiert und in Ordnern archiviert werden mussten, sind mittlerweile eindeutig vorbei. Für ein effizientes Dokumentenmanagement kommt eine sogenannten Dokumentenmanagement Software zum Einsatz, abgekürzt DMS. Diese übernimmt die Verwaltung, Sortierung und Aufbewahrung und automatisiert hier die wichtigen Prozesse. Der Einsatz der Software lohnt sich in der Regel bereits für kleinere und mittelständische Unternehmen, dementsprechend groß ist die Akzeptanz heute.
Welche Vorteile ergeben sich durch die Verwendung einer DMS?
Zeitersparnis, ressourcensparendes Arbeiten und Entlastung der Mitarbeiter, dies sind nur drei allgemein gehaltene Vorteile von vielen. Nicht umsonst entscheiden sich immer mehr Menschen für den Einsatz einer moderner modernen und leistungsstarken Dokumentenmanagement Software im eigenen Unternehmen. Dabei spielt gerade in der heutigen Zeit die permanente Verfügbarkeit eine wichtige Rolle. Denn die meisten Programme bieten eine Lösung, um ortsunabhängig Zugriff auf die gesicherten Dokumente zu erhalten. Dies funktioniert wahlweise per Browser-Zugang oder die WebDAV genannte Schnittstelle. Hohe Relevanz im Business-Bereich stellt die Gesetzeslage dar. Gerade beim Archivieren sind rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten und zu erfüllen. Eine sichere Abspeicherung der relevanten Dokumente ist bei vielen Programmen für das Dokumentenmanagement inkludiert.
Die Zeit- und Ressourcenersparnis ist ein weiterer Faktor, der viele Unternehmen zum Entschluss bringt, ein Dokumentenmanagement zu verwenden. Denn langes Suchen entfällt, auch das aufwendige Sortieren und Abheften gehört mit diesem der Vergangenheit an. Gerade die Suche gestaltet sich mit einer leistungsstarken Software extrem einfach und schnell. Alle Dokumente werden nicht nur indexiert, sondern können auch individuell mit sogenannten Metadaten versehen werden. Umfangreiche Eingrenzungsmöglichkeiten, beispielsweise nach Dokumenttyp oder speziellen Informationen, sind hierdurch ohne Probleme möglich.
Welche Angebote stehen auf dem Markt bereit?
Der Vertrieb der DMS hat sich in der vergangenen Zeit zu einem lukrativen Geschäft entwickelt. Entsprechende Angebote und Programme sind in breiter Vielzahl verfügbar und unterscheiden sich grundsätzlich in der Funktionalität und natürlich auch im Preis. Eine bekannte Lösung ist die Software PaperPort14 aus dem Hause Nuance. Mit der Verbesserung gescannter Objekte, anpassbaren Möglichkeiten zur Sicherung sowie regelmäßigen Updates ist die Software eine professionelle Lösung. Mit einem Preis von knapp 60 Euro pro Lizenz gehört diese jedoch auch zu den teureren Modellen. Zudem ist eine Verwendung nur auf Rechnern mit Windows-Betriebssystem möglich. Einen Schritt weiter geht hier die DMS Paperless. Diese lässt sich auch auf Rechnern mit Mac-System installieren, Anpassungen an die Ordnerstruktur sind mit wenigen Handgriffen erledigt. Mit einem Preis von ca. 30 Euro ist dieses Programm eine kostengünstigere Alternative. Mit ein wenig technischem Verständnis und Erfahrung ist das Sparpotenzial jedoch noch größer.
PHP und OpenSource – Die kostenlose Dokumentenmanagement Software
Mit PHP („Hypertext Preprocessor“, ehemals „Personal Home Page Tools“) steht eine leistungsstarke Programmiersprache zur freien Verwendung. Diese eignet sich auch zum Erstellen einer eigenen Software, welche dann die Dokumentenverwaltung im Unternehmen übernimmt. Der Vorteil ist hierbei nicht nur die große Ersparnis, sondern auch die umfangreiche Funktionalität. Denn selbst bei der besten Software gibt es immer Punkte, Funktionen und Eigenschaften, die nicht den eigenen Ansprüchen genügen. Mit der eigenen Software für das Dokumentenmanagement ist dies kein Problem mehr. Eine individuelle Erstellung und Steuerung ist gar kein Problem. Allerdings müssen entsprechende Kenntnisse und Erfahrungen vorhanden sein, um die technischen Anforderungen zu erfüllen. Bei Verwendung einer auf PHP basierenden Software funktioniert der Zugriff über einen Webbrowser, die Dateien lassen sich über einen Server abrufen und werden auf diesem gesichert. Ein ortsunabhängiger Zugriff ist dementsprechend standardmäßig mit dabei.
