Hauptsächlich im geschäftlichen Bereich ist die diese Art der Bestätigung ein kleiner Mythos. Wer braucht eine? Muss sie erstellt werden? Gibt es auch Vorlagen für die Auftragsbestätigung, die man nutzen kann? Fragen über Fragen. Und die Antworten auf sehr oft gestellte Fragen gibt es im folgenden Artikel!

Vorlage für eine Auftragsbestätigung

Gratis-Vorlagen und Muster die man nutzen kann sind rar und werden häufig gesucht. Ich persönlich bin allerdings kein Fan solcher Vorlagen.

Aus diesem Grund gibt es zwar am Ende des Artikels eine kostenlose Auftragsbestätigung zum herunterladen – aber bis diese angepasst ist hat man auch locker selbst eine erstellt.

Wie soll man eine Auftragsbestätigung schreiben?

Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass solch eine Bestätigung nicht zwingen notwendig ist. Daher existieren auch keine verpflichtenden Inhaltsangaben. Somit ist der schwerste Brocken schon erledigt:

Einen Rahmen gibt es nicht, jeder ist frei und kann schreiben was er möchte.

Dem entgegen stehen Empfehlungen die sich in der Praxis bewährt haben:

  • Geschäftsbrief Vorlage nutzen (mit allen Daten – Kontaktdaten eines Ansprechpartners)
  • Auftragsnummer / Angebotsnummer / Bezug
  • Liefer- oder Leistungsdatum: Wann wird geliefert oder bis wann.
  • Hinweis auf die schon verschickten AGB (wenn vorhanden) = doppelte Absicherung für sich selbst
  • Wiederholung der Leistungen/Produkte/Kosten: Einzelpreis/Gesamtpreis, Steuern,
  • Versand und Verpackung, Bestellmenge/Dienstleistungsbezeichnung
  • Ansonsten wie in der DIN 5008: Anrede, Grußformel, Datum
  • Als Betreff „Auftragsbestätigung“ um Missverständnisse zu vermeiden

Und warum?

  • Um Missverständnisse zu vermeiden
  • Um Änderungen zu bestätigen
  • Wenn ein Telefonat vorausging: Schriftliche Fixierung der mündlichen Absprache
  • Zur eigenen „Beweissicherung“ 🙂

Ist eine Auftragsbestätigung bindend?

Da in diesem Dokument die eigene Willenserklärung wiederholt oder fixiert wird, sollte man davon ausgehen, dass der Empfänger diese auch als Grundlage der Zusammenarbeit nutzen wird und nutzen darf. Muss am Ende der Auftragsbestätigung eine Unterschrift folgen? Nein. Eine Willenserklärung (welche hier dargestellt wird) ist auch ohne Unterschrift gültig. Schließlich kann man in Deutschland seinen Willen auch durch Kopfnicken oder “Daumen nach oben” bekunden.

Die Auftragsbestätigung weicht von Bestellung ab

Sollten Sie nun eine Bestätigung erhalten, die mit dem Angebot nicht übereinstimmt, gilt: Es ist kein Vertrag entstanden. Denn hier ist wieder die Situation, dass zwei Willenserklärungen nicht übereinstimmen. Somit würde dieser Bestätigung kein bindender Vertrag folgen, sie gilt dann als neues Gegenangebot.

Dieses kann dann angenommen werden oder auch nicht.

Auftragsbestätigung Vorlage Word herunterladen

(Wird aktualisiert)

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