Die DIN 5008 regelt die Gestaltung von geschäftlichen Briefen und E-Mails. Was viele nicht wissen: Die DIN ist kein Gesetz. Du kannst und darfst in manchen Fällen davon abweichen – wenn es sinnvoll ist und übersichtlich bleibt. Stelle dir die DIN einfach als Rahmen vor: Was du schreibst ist der DIN egal – nur wie du es schreibst und gestaltest, wird empfohlen.

DIN 5008 – Seite einrichten

Im ersten Schritt wird im Textverarbeitungsprogramm das Seitenlayout eingerichtet. Das machst du im Register “Layout” -> “Seitenränder” -> “Benutzerdefinierte Seitenränder“. Dafür gibt es drei Vorgaben:

  • Seitenrand “Links”: 2,5 cm
    • Hiervon kann abgewichen werden und, je nach Platzmangel, auch nur 2,0 cm betragen.
  • Seitenrand “Rechts”: 2,0 cm
    • Wenn ein Informationsblock erstellt wird, kann diese Seite bis zu 1,0 cm reduziert werden
  • Seitenrand “Oben”: 4,5 cm

Das Anschriftenfeld direkt im Dokument erstellen

Da wir den oberen Seitenrand auf 4,5 cm gestellt haben, können wir auch direkt mit dem Empfängerfeld beginnen. Für ein DIN-konformes Empfängerfeld werden insgesamt 9 Zeilen benötigt, die wir später dann formatieren. Also fange einfach an:

Din 5008 - Empfänger Schritt 1

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Was hat das nun alles zu bedeuten?

  • Zeile 1, 2 und 3: Das sind die Zeilen für Vermerke, egal ob intern oder für die Post. Hier kann die Freimachung stehen, der Absender, ob der Brief persönlich adressiert ist, “Bei Umzug nicht nachsenden” oder auch “Bei Umzug mit neuer Anschrift zurück”.
  • Die Zeilen 4, 5, 6, 7, 8 und 9 sind die Empfängerzeilen.

Um das alles ein wenig klarer darzustellen und auch direkt eine der wichtigsten DIN Regeln umzusetzen, sieht die initiale Formatierung mit unseren Teilnehmern im Word-Kurs so aus:

Din 5008 - Empfänger Schritt 2

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Wo ist der Unterschied?

  • Die ersten drei Zeilen sind nun rot markiert, damit sie abgesetzt dargestellt werden
  • Es beginnt nicht bei 1, sondern bei 3, zählt runter und startet dann wieder bei 1. Das ist der wichtigen Regel geschuldet, dass keinerlei Leerzeile mehr entstehen sollen. Also beginnen wir unsere Versandvermerke immer in der roten Zeile 1 und die Empfängerangaben immer in der schwarzen Zeile 1

Formatieren des Empfängerbereiches

Zunächst löschen wir den Zeilenabstand nach dem Absatz und stellen die Schriftart auf Arial und die Schriftgröße au 10.

Din 5008 - Empfänger Schritt 3

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Vermerke beschriften: die ersten drei Zeilen

Wie schon erwähnt kommen in die oberen Zeilen Vermerke rein. Es wird immer bei der roten 1 gestartet und dann nach oben aufgefüllt:

Din 5008 - Empfänger Schritt 4

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Ebenso ist es möglich die Schriftgröße der Vermerke auf 8 zu reduzieren, falls der Platz mal eng wird!

Empfänger beschriften: die unteren sechs Zeilen

Auch bei der Eingabe von Empfängern beginnst du immer in der Zeile 1. Leere Zeilen sind nicht erlaubt, außer bei Länderangaben. Es wird nicht empfohlen die Schriftgröße zu reduzieren.

Din 5008 - Empfänger Schritt 5

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Standardregeln für das Empfängerfeld

  • Die Eingabe erfolgt immer in Zeile 1
  • Schriftgröße sollte mindestens auf 10 stehen
  • Sollte die Vermerkzone nicht genutzt und für den Empfänger mehr Zeilen benötigt werden, können auch diese, entsprechend der Regelung (keine Leerzeile) für den Empfänger verwendet werden.

Regeln für ausländische Adressen

  • Für das Land darf eine Leerzeile genutzt werden
  • Das Land sollte in der Landessprache des Absenders notiert werden. Wie oben im Beispiel ist es auch möglich, typische Bezeichnungen zu verwenden, welche allgemein bekannt sind

Korrekte Anrede verwenden

  • Für Anreden wird Zeile 1 genutzt
  • Die Anrede wird nicht links neben dem Namen geschrieben

Persönlich adressierte Empfänger

  • In der Vermerkzone kann “Persönlich” notiert werden. Alternativ gilt die kaufmännische Regel: Steht die Firma oben und der Empfängername darunter, ist es nicht persönlich. Ist der Name oben und die Firma unten, gilt es als “persönlich“.

Faltmarken

In Word kannst du nicht mit “einem Klick” Falt- und Lochmarken einfügen. Um sie dennoch darzustellen, kannst du “Formen” nutzen:

Faltmarken und Lochmarken werden mit der Form „Linie“ eingefügt. Hier die Schritt-für-Schritt Anleitung:

  1. Zunächst musst du die Kopf- und Fußzeile öffnen
  2. Danach navigierst du in das Register “Einfügen” -> “Formen” -> “Linie
  3. Ziehe die Linie im Dokument auf (linke Maustaste drücken und gedrückt halten, die Maus ein wenig bewegen und loslassen)
  4. Markiere die Linie und klicke mit der rechten Maustaste darauf
  5. Wähle im Kontextmenü “Weitere Layout Optionen…” und stelle folgendes für die erste Faltmarke ein:
    Din 5008 - Faltmarke 1.JPG

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  6. Höhe: 0 cm; Breite: 1 cm; Farbe: schwarz
  7. Für die zweite Faltmarke sind folgende Einstellungen notwendig:
    Din 5008 - Faltmarke 2

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  8. Auch hier: Höhe: 0 cm; Breite: 1 cm; Farbe: schwarz
  9. Für die Lochmarke benötigst du folgende Einstellungen:
    Din 5008 - Lochmarke

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  10. Höhe: 0 cm; Breite: 1,5 cm; Farbe: schwarz

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